Esta publicação, tradução de outra feita no blog da Microsoft, é uma dica que veio de um de nossos alunos, Ilan Ryfer. Em suas próprias palavras, “achei bacana porque está no site da Microsoft e bate com tudo que vimos até agora no curso da La Gracia”.
O texto original completo (em inglês), escrito por Jeff Wuorio, pode ser visto aqui.
1. Mantenha a eficácia de seus slides com conteúdo atraente.
De certa forma, a facilidade de uso do PowerPoint pode ser sua pior inimiga. Por mais simples e envolvente que seja para construir slides atraentes e gráficos, tenha em mente que o PowerPoint não é autônomo. O público veio para ouvi-lo, não apenas a olhar para imagens projetadas numa tela. Construa uma apresentação de PowerPoint poderosa, mas certifique-se que suas observações orais não sejam menos atraentes. “O PowerPoint não faz apresentações, faz slides” diz Matt Thornhill, presidente da Audience First, uma empresa de Midlothian, Va., que oferece treinamento de apresentação. “Lembre-se que você está criando slides como apoio de uma apresentação oral.”
2. Mantenha simples.
Nós todos provavelmente já vimos apresentações, de PowerPoint ou outros meios, onde o palestrante parece disposto a pedi-las em casamento. Afinal, ficou claro que ele se apaixonou por cada transição, efeito especial e cada recurso modernoso disponível. Mas as apresentações de PowerPoint mais eficazes são as simples, com gráficos que são fáceis de entender, e imagens que refletem o que o interlocutor está dizendo. Alguns especialistas sugerem não mais que cinco palavras por linha e não mais do que cinco linhas por slide. “Não prejudique o trabalho com muitas palavras e gráficos”, afirma a consultora de relações públicas, Cherie Kerr. “Você realmente precisa ter tudo na tela?”
3. Minimize os números em slides.
O grande atrativo do PowerPoint é a capacidade de transmitir idéias e apoiar a fala do apresentador de uma forma concisa. Isso é difícil de fazer por meio de um emaranhado de números e estatísticas. Para a maioria, as apresentações de PowerPoint mais eficazes não oprimem os espectadores com excesso de valores e números. Em vez disso, deixe isso para uma etapa posterior, mais abrangente, nos folhetos distribuídos no final da apresentação. Se você quiser enfatizar uma estatística no PowerPoint, considere usar um gráfico ou imagem para transmitir a ideia. “Por exemplo, quando uma vez eu estava falando sobre a prevalência de pacientes com Alzheimer, usei a fotografia de uma senhora idosa ao invés de apenas jogar um número na tela”, afirma Kerr.
4. Não seja um papagaio do PowerPoint
Um dos hábitos mais comuns e prejudiciais dos usuários de PowerPoint é simplesmente fazer uma leitura da apresentação visual para o público. Não só é redundante – por que você está mesmo lá? – mas ainda torna a apresentação mais visualmente atraente entediante até o osso. O PowerPoint funciona melhor com observações orais que ampliam e discutem, em vez de imitar, o que está na tela. “Mesmo com o PowerPoint, você tem que fazer contato visual com o seu público”, afirma Roberta Prescott, do The Prescott Group, baseada em Connecticut, empresa de consultoria de comunicação. “Essas pessoas não vieram para ver a parte de trás de sua cabeça.”
5. Calcule o tempo correto para suas observações.
Outra armadilha potencial são os comentários do apresentador que coincidem precisamente com a apresentação de um slide do PowerPoint. Isso só divide a atenção do seu público. Uma apresentação bem-orquestrada traz à tona um novo slide, dá ao público a oportunidade de ler e digerir, então segue-se com observações que ampliam e amplificam o que está na tela. “É uma questão de tempo”, afirma Kerr. “Nunca fale em cima de seus slides.”
6. Dê um descanso.
O PowerPoint é mais eficaz como acompanhamento visual à palavra falada. Usuários experientes do PowerPoint não se acanham em deixar a tela em branco uma ocasião ou outra. Não só isso pode dar ao seu público uma pausa visual, como também é eficaz para concentrar a atenção em trocas de informação, dar e receber, como uma discussão em grupo ou sessão de perguntas e resposta.
7. Use cores vibrantes.
Um contraste marcante entre palavras, imagens e plano de fundo pode ser muito eficaz na transmissão de ambos, mensagem e emoção.
8. Importe outras imagens e gráficos.
Não limite sua apresentação ao que o PowerPoint oferece. Use imagens e gráficos externos para um apelo mais visual e variado, incluindo vídeos. “Eu sempre tenho um ou dois videoclipes bem curtos nas minhas apresentações”, diz o consultor de tecnologia de Nova York Ramon Ray. “Isso acrescenta humor, transmite uma mensagem e relaxa o público”.
9. Distribua complementos impressos no final, não durante a apresentação.
Algumas pessoas podem discordar de mim aqui. Mas nenhum orador quer falar para um público que está entretido lendo o resumo de seus comentários. A menos que seja imperativo que as pessoas sigam os folhetos durante a apresentação, espere até que você tenha terminado para distribuí-los.
10. Edite impiedosamente antes da apresentação.
Nunca perca a perspectiva do público. Depois de rascunhar seus slides no PowerPoint, assuma que você é apenas uma das pessoas a ouvir os seus comentários e faça uma revisão. Se algo parecer desinteressante, dispersivo ou confuso, edite impiedosamente. Assim, as chances gerais de sua apresentação final ser melhor para o público são boas.
Aproveitamos para convidar os demais alunos e visitantes a comentar no espaço abaixo.
E é claro, obrigado Ilan!
