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7 erros que não dá mais para cometer em apresentações de trabalho

Flávio Reis
@flavioreis

Matéria publicada originalmente no site EXAME.com por Claudia Gasparini São Paulo —  Se você sente que a maioria das apresentações corporativas é desinteressante e cansativa, tem motivo: quem está lá na frente geralmente não entende o que significa fazer uma exposição para uma plateia. O primeiro mal-entendido, muito disseminado, é ideia de que uma boa apresentação precisa ser […]

Matéria publicada originalmente no site EXAME.com por Claudia Gasparini

São Paulo —  Se você sente que a maioria das apresentações corporativas é desinteressante e cansativa, tem motivo: quem está lá na frente geralmente não entende o que significa fazer uma exposição para uma plateia.

O primeiro mal-entendido, muito disseminado, é ideia de que uma boa apresentação precisa ser longa e detalhada. “A pessoa acredita que tem que fazer muitos slides para mostrar que se esforçou e que o conteúdo é confiável”,  diz Marco Franzolim, diretor da MonkeyBusiness, agência especializada no assunto.

Acontece que quantidade nem sempre é sinônimo de qualidade ou credibilidade. Desde que tenha um bom design e um roteiro criterioso, uma exposição curta e objetiva tem muito mais chances de sucesso.

Outro paradigma equivocado é a ideia de que é preciso seguir um “protocolo” que não existe: não é preciso agradecer a oportunidade de estar ali, nem cumprimentar todos ou destacar a presença de Fulano ou Sicrano. “São rituais de oratória dos anos 1970, que não fazem mais sentido hoje”, afirma Franzolim. “Vá direto ao ponto, como numa conversa”.

Os recursos do slide, como texto, imagem, vídeo e som, devem se articular harmonicamente com as mensagens transmitidas pelo apresentador, tanto na fala quanto pela linguagem corporal. O público já não aceita mais, como no passado, que o expositor simplesmente leia o conteúdo dos slides.

Diante do aumento do nível de exigência do mercado, confira a seguir 7 erros que um profissional não pode mais cometer nessas ocasiões, e como evitá-los:

1. Não inserir respiros e quebras

Se você quer colocar a sua plateia para dormir, faça slides todos da mesma cor e com a mesma diagramação, e organize a sua fala em blocos de estrutura idêntica. De acordo com Flávio Reis, sócio-diretor da agência La Gracia, o princípio básico de uma apresentação interessante é a variedade.

A cada três slides, por exemplo, mude a cor de fundo; após uma sequência de números, use uma foto ou um vídeo; depois de apresentar uma grande porção de dados positivos, traga uma má notícia. Ao quebrar padrões periodicamente, você consegue chamar a atenção e recuperar os olhos e ouvidos da plateia para si.

2. Montar uma única apresentação para vários públicos

Outro erro básico é não personalizar a sua exposição. “Você precisa conhecer o seu público-alvo para moldar os argumentos, o tipo de raciocínio, a linguagem, a ordem das informações e até a duração da apresentação”, orienta Marco Franzolim, diretor da MonkeyBusiness. É preciso conhecer as necessidades e expectativas daquele grupo de pessoas, e calibrar a sua mensagem para atendê-las da melhor forma possível.

Também é fundamental saber o que você quer que elas façam depois da apresentação. A ideia é que se tranquilizem com os resultados da equipe até agora ou que trabalhem por números melhores? Que comprem o seu produto ou que aprendam a vendê-lo? Você precisa saber muito bem que tipo de atitude, pensamento ou sentimento deseja inspirar.

3. Elaborar o roteiro “de memória”

O segredo de uma apresentação eficiente está na amarração lógica entre as suas diversas partes. Por isso, não preencha os slides com aquilo que “lembra” que precisa dizer. Um roteiro feito de memória provavelmente produzirá um apanhado de informações desconexas.

É melhor fazer um brainstorm consigo mesmo sobre os tópicos que você precisa abordar. Com essa lista pronta em mãos, reorganize os itens de acordo com as características do seu público, como mencionado no item 1. “De forma geral, o roteiro deve trazer as informações mais importantes no início e sempre trazer algum tipo de conclusão ou provocação no final”, aconselha Franzolim.

4. Exagerar na sobriedade dos dados

Muita gente acredita que é preciso encher os slides de números, gráficos e tabelas para dar um ar de respeitabilidade à apresentação — ainda mais se ela for para um público da área financeira. No entanto, as formas mais convencionais de representação de dados não combinam com exposições orais.

Melhor, diz Reis, é apostar em opções gráficas mais leves e descontraídas. Se você precisa mostrar a proporção de mulheres e de homens numa determinada população, por exemplo, não use uma simples tabela. Experimente enfileirar “bonequinhos” que representam cada gênero para mostrar a diferença numérica. Uma rápida busca no Google trará diversos bancos de ícones para baixar gratuitamente.

5. Usar um design amador

De acordo com Franzolim, o público não aceita mais apresentações com visual confuso ou de gosto duvidoso. “Determine uma paleta de 5 cores organizadas numa hierarquia, escolha fontes legíveis e imagens adequadas, e elabore uma diagramação com regras para a localização e o tamanho de títulos e subtítulos”, diz.

É importante entender que o design não é um mero “embelezamento” da apresentação, mas sim um recurso essencial para promover seu potencial comunicativo. Reis chama a atenção para o uso das fotos e desenhos de forma mais estratégica. “O objetivo da imagem não é enfeitar o slide, mas complementar a informação”, explica.

6. Deixar o slide sobrecarregado de informações

Outro equívoco comum é fazer poucos slides — na tentativa de deixar a apresentação rápida e sucinta — mas preencher cada um deles com um excesso de informações. Isso torna o ritmo da exposição muito mais lento e pode deixar a sua plateia cansada, diz Reis.

Um erro correlato é achar que é preciso ocupar cada pedacinho do slide, para dar a entender que você trabalhou bastante na confecção do material. É uma preocupação desnecessária e até nociva. É melhor deixar alguns espaços vazios, como respiro, para deixar a sua tela harmoniosa e fácil de ler.

7. Movimentar-se demais (ou de menos)

Numa apresentação, a linguagem corporal é tão importante quanto a verbal. Se você tem uma tendência natural a fazer muitos gestos, é bom se policiar, porque eles podem se tornar “ruídos” para a sua comunicação com a plateia. O oposto também é preocupante: apresentadores que ficam muito tempo parados numa mesma posição ou nunca gesticulam tendem a perder a atenção dos espectadores facilmente.

Para não recair em nenhum extremo, é importante treinar o máximo possível e se observar, de preferência com a ajuda de uma filmagem. “O vídeo é muito útil para tomar consciência da sua postura e dos seus gestos”, explica ele. “Além disso, você tem a oportunidade de criar uma relação mais relaxada com a câmera, que funciona como o olho da plateia”.

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