Matéria originalmente publicada no Brasil Post em 29/07/2014
Quem nunca escutou essa frase ao fazer uma apresentação para a diretoria?
Se de um lado temos diretores com cada vez menos tempo, do outro lado temos gerentes, coordenadores, assistentes e estagiários se debatendo em levantar o máximo de informação possível para satisfazer qualquer pergunta que possa surgir durante a apresentação. O problema é que essa conta não fecha. Então, como resolver?
Comunicação. Não se trata mais de uma necessidade do mercado corporativo, mas sim de uma solução para os constantes conflitos existentes.
Mas do que de fato se trata a comunicação?
Oi? Tornar comum, partilhar, participar? Por que será que isso não se parece com a comunicação que vemos por aí?
Ed Conde, especialista em didática, compreensão e performance, por 20 anos treinou mais de 25 mil colaboradores em empresas como Embraer, Febraban e Itaú. Depois de tanta experiência, desenvolveu uma teoria interessante. Para ele cada indivíduo acumula em sua vida pastas de repertório, repletas de histórias, experiências e conhecimento que são escolhidas e utilizadas de maneira equivocada durante o processo de comunicação.
Imagine uma conversa. Temos uma mesa, duas pessoas e várias pastas. Cada pessoa coloca suas pastas na mesa, mas as informações das pastas estão prontas, pré-concebidas, engessadas e sem possibilidade de edição. Tudo o que é falado não pode ser alterado e tem um objetivo: persuadir o outro a aceitar uma verdade indiscutível, ou seja, o seu próprio ponto de vista. Sem possibilidade de edição ou negociação, inicia-se uma guerra de egos, onde os participantes da conversa se encaram como adversários e não como pessoas que querem partilhar, participar ou tornar comum.
Ed completa:
A escolha das pastas é, muitas vezes, baseada em preferências pessoais, onde o protagonista é o próprio indivíduo. O conteúdo é envelopado em uma linguagem sofisticada, com muitos termos técnicos e complexos que, eles acreditam, ajuda a garantir uma imagem superior, de especialista. Junta-se a isso recursos áudio visuais com som, efeitos e imagens maravilhosas porque muitos acreditam que isso será responsável por garantir uma comunicação eficaz.
O resultado são reuniões atravancadas, tensas, conversas sem fim e apresentações confusas, onde não se sabe sequer o que precisa ser resolvido porque o objetivo é fazer a sua pasta vencer a outra pasta, ou seja, a sua informação vencer a informação do outro.
Observar e ouvir é coisa de bom comunicador.
Um bom comunicador é, em primeiro lugar, um bom observador. Ele tem que ter a capacidade de observar e analisar situações reais e, de maneira instantânea, adaptar-se ao que está acontecendo. E, se preciso for, ter a capacidade de mudar o curso da conversa.
Comunicar é um processo de transformação constante, envolve, mais do que preparar um conteúdo a ser apresentado. Exige verificar todo o tempo como a mensagem está afetando o público e, se preciso for, inserir novas pastas que não estavam na ideia inicial.
Fazendo um comparativo com a área de design de produtos, ao lançar um novo modelo, o engenheiro primeiro lança um protótipo que evolui a cada teste com base na percepção do usuário. Isso é feito até que o produto fique bom para o consumo. Uma comunicação eficaz deve passar pelo mesmo processo, só que ao compartilhar informação, as mudanças são feitas junto com o usuário, ou seja, o público. A comunicação deve ser compartilhada, experimentada e modificada até que os ruídos, excessos e dúvidas sejam eliminados.
No design de produtos, os que são feitos exclusivamente para profissionais tendem a ser mais simples e fáceis de usar do que produtos que são criados para amadores. Isso também é o que diferencia uma comunicação profissional de uma comunicação amadora. Quanto mais complexa a informação, maior é a possibilidade de dispersar o público para ideias e conceitos fora do que você realmente queria transmitir. Quanto mais simples for a comunicação, mais profissional será porque o foco, nesse caso, será facilitar a informação até que qualquer pessoa possa compreender.
Uma boa comunicação tem sempre suas pastas abertas para edição porque, o objetivo da troca é gerar pastas novas, que não pertencem nem ao comunicador, nem ao receptor da mensagem. O ego fica fora da jogada. O assunto discutido é o fator mais importante e por isso, as pastas criadas durante o processo são totalmente novas e surgem das misturas das informações que vem dos participantes.
Voltando à apresentação para a diretoria, existem perguntas que podem ajudar a identificar as pastas mais relevantes para serem mostradas, principalmente porque o tempo é curto.
Pergunte: O que meu diretor vai fazer a partir desses dados? O que ele tem a ver com essa informação?
Mude de lado na mesa, pense como a diretoria: suas pastas estão repletas de decisões a serem tomadas a partir da informação recebida, então, que tal pensar no que os dados poderão ajudar nessas decisões?
Se a entrega for resultados positivos de um período, que tal associá-los às boas práticas que os originaram? Se os resultados forem negativos, que tal, além de esclarecer o porquê, já propor ideias e experiências que ajudem a superar esse momento?
E pergunte-se: o que normalmente tem no último slide? O resultado principal? Será que não seria, realmente, a primeira coisa a entregar? Quanto menos tempo você tiver, mais rápido você deve ser na entrega do principal.
A regra é: Primeiro entregue o que o público deseja, e se for interessante, você pode ganhar o tempo que precisa para explicar “como chegou lá”.
E mesmo que preparado com as informações mais relevantes, é importante estar de pastas abertas, flexíveis e em “riste” para mudar de tática se o diretor trouxer, por exemplo, uma informação que você não tem.
No fim das contas, observar o público, ouvir suas necessidades e adaptar-se a todo instante é o segredo para criar comunicação eficiente e inspiradora.
